Kính gửi toàn thể nhân viên LOGISTICS U&I
- Miền Bắc
Bắt đầu từ 17/04/2023, Hệ thống AIO cập nhập
chức năng tạo Debit, Credit và Cách đồng bộ Chi hộ như sau:
1. TẠO MỚI DEBIT & CREDIT
- Type: Debit
- Language: Chọn hiển thị tên chi phí bằng Tiếng Anh hay Tiếng Việt
- Payment Currency: Đồng tiền thanh toán (VND/ USD).
(Vui lòng chọn đồng tiền thanh toán chuẩn xác, vì đây sẽ là đồng tiền
quy đổi cuối cùng của Debit và Credit)
+ Đồng tiền thanh toán là USD thì đối tác có các loại sau: Đại lý,
Khách hàng, Đối tác tự do, Lead
+ Đồng tiền thanh toán là VND thì đối tác bao gồm tất cả các đối
tác có trong hệ thống.
2. DEBIT
- Chỉ quét Tự động đồng bộ 1 lần duy nhất các phí chi hộ, khi tạo Debit đầu tiên của Job. Từ Debit thứ 2 trở
đi, muốn đồng bộ phí chi hộ, users ấn SYNC ở Debit
- Không tự động đồng bộ Đầu ra của PAKD vào Debit, thay vào đó, users ấn SYNC BP khi muốn đồng bộ
- Chọn Curr bất kì, nhưng tổng tiền sẽ quy đổi về Đồng tiền thanh toán
(VND/ USD) đã chọn
- Với Debit, có Đồng tiền thanh toán là USD, áp dụng bắt buộc tỷ giá mua chuyển khoản của TECHCOMBANK vào ngày tạo debit, để tính profit report.
- Sau khi nhấn ‘Save’ hệ thống có thêm các chức năng print DE, form như sau:
3. CREDIT
- Chọn Curr bất kì, nhưng tổng tiền sẽ quy đổi về Đồng tiền thanh
toán (VND/ USD) đã chọn
- Với Credit, có Đồng tiền thanh toán là USD, áp dụng bắt buộc tỷ giá bán chuyển khoản của TECHCOMBANK ngày invoice, để tính profit report.
- Nhập đúng đối tượng bán hàng, Đối tượng mua hàng trên chứng từ.
- Sau khi nhấn ‘Save’ hệ thống có thêm các chức năng print DE, form như sau:
- 
- Các chi phí chi hộ, có hóa đơn, users
phải nhập đủ Số hóa đơn (Invoice No.) và Ngày hóa đơn (Invoice Date). Nếu không
nhập đủ Credit chỉ có thể lưu NHÁP. Các Job chứa Credit ở trạng thái lưu Nháp,
sẽ bị báo lỗi khi check Báo cáo sales, và nếu không bổ sung đủ thông tin hóa
đơn trước deadline, Job đó sẽ bị đẩy về kỳ báo cáo sau.
Ví dụ 1: Job UNI23XXX của khách hàng A, phát sinh hóa
đơn chi phí là Phí nâng container hàng tại Cảng PTSC Đình Vũ, xuất cho UIMB.
Users sẽ nhập liệu như sau: Ví dụ 1: Job UNI23XXX của khách hàng A, phát
sinh hóa đơn chi phí là Phí nâng container hàng tại Cảng PTSC Đình Vũ, xuất cho
UIMB. Users sẽ nhập liệu như sau:
Đối tượng bán hàng: Cảng PTSC Đình Vũ
Đối tượng mua hàng: UIMB
-> Không cần nhập invoice no và invoice date, vì đây là hóa đơn chi
phí
Ví dụ 2: Job
UNI23YYY của khách hàng A, phát sinh hóa đơn chi hộ là Hóa đơn Cơ sở hạ tầng do
Cảng vụ Đường thủy nội địa Hải Phòng, xuất cho khách hàng A. Users sẽ nhập liệu
như sau:Ví dụ 2: Job UNI23YYY của khách hàng A, phát sinh hóa đơn chi
hộ là Hóa đơn Cơ sở hạ tầng do Cảng vụ Đường thủy nội địa Hải Phòng, xuất cho
khách hàng A. Users sẽ nhập liệu như sau:
Đối tượng bán hàng: Cảng vụ Đường thủy nội địa Hải Phòng
Đối tượng mua hàng: Khách hàng A
Khi nhập chi phí, cột invoice no và invoice date, phải nhập đủ.
Ví dụ 3: Job UNI23ZZZ của khách hàng A, phát sinh hóa đơn chi hộ là Hóa đơn Cơ sở
hạ tầng do Cảng vụ Đường thủy nội địa Hải Phòng, xuất cho B. Users sẽ nhập liệu
như sau: Ví dụ 3: Job UNI23ZZZ của khách hàng A, phát sinh hóa đơn chi hộ là Hóa đơn Cơ sở hạ tầng do Cảng vụ
Đường thủy nội địa Hải Phòng, xuất cho B. Users sẽ nhập liệu như sau:
Đối tượng bán hàng: Cảng vụ Đường thủy nội địa Hải Phòng
Đối tượng mua hàng: B
-> Khi nhập chi phí, cột invoice no và invoice date, phải nhập đủ.
Nếu B chưa tồn tại, vui lòng báo sales để nhập bổ sung Đối tác B
Ví dụ 4: Job UNI23KKK của khách hàng A, phát sinh chi hộ là Phí chi ngoài, không
hóa đơn. Users sẽ nhập liệu như sau: Ví dụ 4: Job UNI23KKK của khách hàng A, phát sinh chi hộ là Phí chi ngoài, không hóa đơn. Users
sẽ nhập liệu như sau:
Đối tượng bán hàng: Users hoàn ứng
Đối tượng mua hàng: Khách hàng A
-> Không cần nhập invoice no và invoice date, vì đây là chi phí không
hóa đơn.
4. ĐỒNG BỘ THU CHI HỘ
- Chỉ đồng bộ Thu chi hộ 1 lần duy nhất, khi tạo Debit đầu tiên của job. Từ Debit
thứ 2 trở đi, muốn đồng bộ phí chi hộ, users ấn SYNC ở Debit.
- Khi lưu Credit, hệ thống sẽ lưu và đồng thời quét các phí chi hộ
(không cần phải ấn SYNC như cũ nữa), nếu còn thiếu phí chi hộ ở đầu ra, sẽ tự
động đẩy vào Debit đầu tiên của
Job đó
- Khi đồng bộ phí chi hộ, dựa vào Invoice No., Hệ thống sẽ bắt trùng, và
cập nhập thông tin của Hóa đơn đó theo nội dung nhập liệu mới nhất.
Ví dụ: Job
UNI23XXX, Bộ phận Hiện trường nhập Hóa đơn nâng container
hàng, chi hộ trị giá 1.100.000 VND (VAT inc), Số hóa đơn 00123, ngày
01/04/2023. Credit đã được Lưu và phí chi hộ này tự động link sang DE23XXX, là
DE đầu tiên của Job UNI23XXX.
Tuy nhiên sau đó, Bộ phận Hiện trường
phát hiện ra sai, Cập nhập lại Nội dung hóa đơn: Hóa đơn nâng vỏ container, chi
hộ trị giá 1.200.000 VND (VAT inc), giữ nguyên Số hóa đơn 00123. Khi Bộ phận
hiện trường cập nhập và ấn Lưu, hệ thống AIO tự động quét lại, dựa vào số hóa
đơn giống nhau, phát hiện ra trùng và cập nhập theo nội dung mới nhất mà Bộ
phận Hiện trường update
- Credit chứa các chi phí chi hộ, có hóa đơn, nhưng chưa nhập đủ thông
tin hóa đơn, sẽ chỉ được Lưu Nháp, nhưng vẫn sẽ được đồng bộ với Debit để không
làm chậm tốc độ công việc và thiếu công nợ. Tuy nhiên khi có đủ thông tin hóa
đơn, sales/ sales support/ kế toán cần kiểm tra lại để đảm bảo Debit gửi tới
khách hàng chuẩn xác
Ví dụ: Job
UNI23YYY, Bộ phận Sales Support, nhận được Debit tạm thu Phí gia hạn lưu bãi
container, trị giá 2.000.000 của hãng tàu và làm DNTT cho phí này. Tuy nhiên,
lúc tạo Credit, để làm DNTT, do chỉ là Tạm thu, chưa có Số hóa đơn và Ngày hóa
đơn, nên Credit này chỉ được lưu dưới dạng LƯU NHÁP. Hệ thống vẫn đồng bộ phí
chi hộ này sang Debit
Khi tổng kết lô hàng, Hãng tàu tính
toán chi phí Gia hạn chính xác là 1.950.000 xuất hóa đơn số 00124, ngày
01/05/2023 và sales support/ kế toán chỉnh sửa thông tin Credit như hóa đơn
nhận được. Sau khi Lưu, hệ thống tự động quét, phát hiện ở Debit chưa tồn tại
Hóa đơn số 00124, Hệ thống sẽ đồng bộ thêm 1 dòng Phí gia hạn
lưu bãi container, trị giá 1.950.000
Lúc này sales/ sales support/ kế toán
cần phải kiểm tra lại Debit, để đảm bảo không thu thừa khách hàng chi phí tạm
thu trước đó.